Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia niebanalna. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalistyczny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.